Invoeren verkoop

Hier kunt u alle verkoopbonnen, zoals kassabonnen of zelfgemaakte (geschreven of in WORD/Excel) verkoopfacturen inboeken. Een nieuwe verkoopfactuur voert u in via Facturering.

De verkoop zorgt dat er op de winst & verliesrekening een omzettoename zichtbaar wordt.

Bij de “tegenrekening” geeft u de wijze van betaling aan, zoals kas of bank. Indien deze nog niet bekend is, kunt u het beste kiezen voor “te ontvangen bedragen” of “debiteuren”. U ziet dan in Hoofdmenu –> Open Posten –> Debiteuren, het saldo terug.

Invoeren bedrijfskosten

U kunt via Hoofdmenu —> Inkopen/Kosten, alle door u ontvangen facturen en (kassa)bonnetjes als bedrijfskosten invoeren. Dit zijn kosten welke niet aan te merken zijn als investering (zoals aanschaf computer, vervoersmiddelen etc… en de kosten voor het inkopen van voorraad). Kosten die wel ingevoerd kunnen worden, zijn bijvoorbeeld telefoonkosten, kantoorartikelen, drukwerk etc…

U geeft de factuurdatum aan (verplicht voor de BTW-berekening), de naam van de crediteur (eventueel eerst aanmaken in Relatiebeheer) en het (unieke) factuurnummer wat voor u herkenbaar is. In het onderste invulgedeelte geeft u een korte omschrijving en de kostencategorie aan. Als laatste vult u het bedrag in en kunt u kiezen tussen inclusief of exclusief BTW en het BTW-tarief (21%, 6%, 0% of geen). Indien u te maken heeft met (meerdere) verschillende BTW-tarieven, kunt u deze op aparte regels invoeren.
Indien u een bedrag terugkrijgt (credit-nota), dient u voor het bedrag een minteken te plaatsen. Klik onderaan in het scherm op Bewaar, en de bedrijfskosten zijn ingeboekt in Kleisteen. U kunt desgewenst zelf kostencategorieën deactiveren of toevoegen in Hoofdmenu —> Programma —> Instellingen –> Kosten.
Alle ingevoerde kosten worden door Kleisteen bijgehouden in onder andere de Winst & Verliesrekening en BTW-overzichten. U kunt per periode bekijken aan welke categorieën u veel kosten gehad heeft en desgewenst met deze inzichten uw bedrijfsvoering bijsturen en/of aanpassen via de knop “overzichten” in het kosten-scherm.

Invoeren inkoop van goederen

Goederen van leveranciers die bestemd zijn voor de verkoop en tot de voorraad gaan behoren kunt u administreren via Hoofdmenu —> Voorraad. U kunt ervoor kiezen om ingekochte goederen in de categorie voorraad te boeken (nog niet verkocht) of in categorie Kostprijs Verkopen (verkocht).

Klik als laatste op “bewaar” en de transactie is voltooid. In dit voorbeeld is zichtbaar dat er 60 cd’s aan de voorraad toegevoegd zijn.

De transportkosten direct als kosten ingeboekt.

Invoeren investeringen

Goederen met een waarde van doorgaans meer dan € 500,- (is een richtlijn), zijn geen kosten, maar investeringen. Deze investering is het bedrag dat in termijnen afgeschreven wordt, waarbij u deze termijnen ten laste van de winst mag brengen. Via Hoofdmenu —>Investeringen –> Nieuw, kunt u gemakkelijk een nieuwe investering inboeken.

In bovenstaand voorbeeld is er een nieuwe laptop aangeschaft ter waarde van € 2.000,- welke een restwaarde heeft van € 500,-. De computer kost het bedrijf aan het einde van de (economische) levensduur dus € 1.500,-, welke in 36 maanden afgeschreven gaat worden. Er wordt automatisch een bedrag van € 41,67 per maand (te weten € 1.500,- gedeeld door 36 maanden) afgeschreven op de waarde van de computer.

Indien u de investering eerder verkoopt, dan heet dat desinvesteren. Indien u in het overzicht van de investeringen klikt op “desinvesteren”, kunt u de verkoopfactuur hieraan koppelen. Zodra u klikt op de knop “boek desinvestering”, worden automatisch de boekingen gemaakt.

Maken van een nieuwe verkoopfactuur

Indien u een verkoopfactuur wilt maken, dan dient u ervoor te zorgen dat de klant in het relatiebeheer is toegevoegd. Indien dit het geval is, dan gaat u naar Hoofdmenu —>Facturering —> “Relatie zoeken” —> Nieuwe factuur.

De adresgegevens worden automatisch uit het relatiebeheer gehaald. U kunt zelf aangeven wat de factuurdatum is, de betaaltermijn, uw eigen referentie, een omschrijving van het geleverde, de omzetcategorie en het bedrag inclusief of exclusief BTW. Daarna klikt u op de knop “maak factuur”.

U krijgt dan het volgende scherm te zien:

Hier kunt voor de laatste keer controleren of alles goed ingevuld is, eventueel nieuwe factuurregels toevoegen, de BTW wordt automatisch berekend en verwerkt, en de factuurtekst aanpassen (deze kunt u tevens via Hoofdmenu –> Programma —> Instellingen —> Standaardteksten blijvend aanpassen).

Zodra de factuur akkoord is, selecteert u linksonder in het scherm “definitief” en vervolgens “print” of “mail”. Er zal in een nieuw scherm een PDF-document geopend worden met de factuur welke u kunt printen. U kunt de lay-out aanpassen en uw logo toevoegen via Hoofdmenu –> Programma —> Instellingen —> Layouts.

Boeken bankafschrift

Indien er een mutatie is op het bankafschrift, terwijl dit niet direct met inkoop en/of verkoop te maken heeft (bijvoorbeeld terugbetaling lening of privéopname), dan kunt u dit via Hoofdmenu —> Banken administreren. (Op een lening afboeken kan ook via “open posten”).

U ziet de verschillende bankrekeningen met de saldi volgens de boekhouding. Indien er een transactie heeft plaatsgevonden, klikt u in dit scherm op “banktransactie” achter de betreffende bankrekening. U krijgt dan het volgende scherm:

Klik vervolgens op “bewaar” en de banktransactie is ingeboekt. Het saldo zal weer kloppend moeten zijn met het werkelijke saldo zoals op het bankafschrift staat en de tegenrekening (in bovenstaand voorbeeld “Onderhandse leningen” zal met hetzelfde bedrag zijn afgenomen).
Let op: verkopen en/of aankopen die per bank gegaan zijn, worden niet in dit scherm geboekt maar via kosten dan wel verkopen.

 

Boeken kasboek

Het kasboek wordt geheel automatisch bijgewerkt zodra er bij het invoeren van een transactie als betaalwijze “Kas” wordt ingevoerd. Via Hoofdmenu —> Kas kunt u alle mutaties en saldi terugvinden. Een overboeking vanuit de kas naar de bank wordt geboekt via een bankentransactie, waarbij de tegenrekening “kas” is (zie onderdeel “afboeken bankafschriften).

Boeken bankcontroleren

Bankgegevens controleren

Hoofdmenu -> Banken
Een belangrijke stap om te kunnen controleren of u uw administratie goed heeft bijgehouden, is het controleren en kloppend maken van uw bankafschriften. U kunt uw bankrekeningen invoeren via hoofdmenu –> Programma –> instellingen –> banken. U kunt overzichten opvragen van de bank per maand en dag of per afschrift. U kunt ook direct de laatste XX afschriften of dagen bekijken.

Controle op afschriftnummers:

Voordat u begint met het controleren van de banksaldi is het van belang dat alle afschriften zijn ingevoerd. U kunt zelf afschriften toevoegen als het systeem ze nog niet voor u gemaakt heeft. Kleisteen maakt bijvoorbeeld automatisch een afschrift aan als u een betaling boekt en daarbij een afschriftnummer invoert. Ook de data van de afschriftregels moeten correct zijn. Foute boekingen (waarbij per ongeluk een fout afschriftnummer is ingevoerd) komen op deze wijze naar boven. Ook begin- en eindsaldo van de bankafschriften moeten eerst kloppen voordat u verder per afschrift kunt gaan controleren.

Controle op datum in geval van e-bankieren

Als u gebruik maakt van e-bankieren dan zal een controle van het saldo op afschriftnummer niet meer mogelijk zijn, maar zal dit per dag, op datum, plaatsvinden. U bekijkt uw bankgegevens dan nog uitsluitend per dag, de knop afschriften gebruikt u dan niet meer. Als u GEEN mt940 formaat gebruikt bij het importeren van uw bankgegevens voor het e-bankieren, dan zult u zelf met de hand datums en begin- en eindsaldo moeten invoeren om een volledige controle te kunnen doen. Dit komt doordat alleen het MT940 formaat de gegevens datum en eindsaldo meestuurt bij het downloaden.

OK

Als begin- en eindsaldo van een afschrift of datum zijn ingevoerd, kunt u de eindsaldi van uw afschriften of datums vergelijken met de eindsaldi in Kleisteen. Kleisteen geeft zelf aan of er een verschil is (met rode cijfers) of dat alles is ingevoerd. In dat laatste geval verschijnt er een groene OK. Als er verschillen zijn kunt u uw papieren bankafschrift (of een uitdraai van uw bankgegevens) vergelijken om de verschillen op te sporen en deze alsnog te boeken.

Boeken betalingen prive – zakelijk

Er zijn vier soorten geldstromen tussen eigenaren en het bedrijf:

  1. Leningen aan het bedrijf Hoofdmenu —> Bank —> Banktransactie (tegenrekening is “lening”)
  2. Periodiek overmaken van salaris (éénmanszaak/vof) Hoofdmenu —> Bank —> Transacties (tegenrekening is “R/C (Rekening Courant) eigenaren”)
  3. Kosten die eerst privé zijn voorgeschoten Hoofdmenu —> Inkopen/Kosten (tegenrekening is “declaraties”). “Declaraties” komt terug bij “Open Posten” en kan daar afgeboekt worden wanneer er wordt uitbetaald.
  4. Privéopnames Hoofdmenu –> Bank –> Transacties (tegenrekening is “R/C (Rekening Courant) eigenaren”)

Boeken debiteuren of crediteuren

Via het scherm Hoofdmenu —> Open Posten, kunt u overzichtelijk terugvinden welke boekingen nog niet weg geboekt zijn. De openstaande betalingen zoals inkoop, BTW-afdracht, terug te betalen leningen etc… kunt u via dit scherm zien en afboeken. Vul hier in ieder geval de datum in en eventueel een afschriftnummer. Tevens alle te ontvangen bedragen staan hier vermeld.

U kunt hier ook zeer simpel deelbetalingen doen. Overschrijf dan het veld “bedrag open” met het betaalde of ontvangen bedrag.

Indien een mutatie heeft plaatsgevonden, kunt u deze opzoeken via Open Posten en verwerken in de administratie. Zo houdt u een gedetailleerd overzicht van de financiële stand van zaken.