Boeken bankafschrift

Indien er een mutatie is op het bankafschrift, terwijl dit niet direct met inkoop en/of verkoop te maken heeft (bijvoorbeeld terugbetaling lening of privéopname), dan kunt u dit via Hoofdmenu —> Banken administreren. (Op een lening afboeken kan ook via “open posten”).

U ziet de verschillende bankrekeningen met de saldi volgens de boekhouding. Indien er een transactie heeft plaatsgevonden, klikt u in dit scherm op “banktransactie” achter de betreffende bankrekening. U krijgt dan het volgende scherm:

Klik vervolgens op “bewaar” en de banktransactie is ingeboekt. Het saldo zal weer kloppend moeten zijn met het werkelijke saldo zoals op het bankafschrift staat en de tegenrekening (in bovenstaand voorbeeld “Onderhandse leningen” zal met hetzelfde bedrag zijn afgenomen).
Let op: verkopen en/of aankopen die per bank gegaan zijn, worden niet in dit scherm geboekt maar via kosten dan wel verkopen.

 

Boeken kasboek

Het kasboek wordt geheel automatisch bijgewerkt zodra er bij het invoeren van een transactie als betaalwijze “Kas” wordt ingevoerd. Via Hoofdmenu —> Kas kunt u alle mutaties en saldi terugvinden. Een overboeking vanuit de kas naar de bank wordt geboekt via een bankentransactie, waarbij de tegenrekening “kas” is (zie onderdeel “afboeken bankafschriften).

Boeken bankcontroleren

Bankgegevens controleren

Hoofdmenu -> Banken
Een belangrijke stap om te kunnen controleren of u uw administratie goed heeft bijgehouden, is het controleren en kloppend maken van uw bankafschriften. U kunt uw bankrekeningen invoeren via hoofdmenu –> Programma –> instellingen –> banken. U kunt overzichten opvragen van de bank per maand en dag of per afschrift. U kunt ook direct de laatste XX afschriften of dagen bekijken.

Controle op afschriftnummers:

Voordat u begint met het controleren van de banksaldi is het van belang dat alle afschriften zijn ingevoerd. U kunt zelf afschriften toevoegen als het systeem ze nog niet voor u gemaakt heeft. Kleisteen maakt bijvoorbeeld automatisch een afschrift aan als u een betaling boekt en daarbij een afschriftnummer invoert. Ook de data van de afschriftregels moeten correct zijn. Foute boekingen (waarbij per ongeluk een fout afschriftnummer is ingevoerd) komen op deze wijze naar boven. Ook begin- en eindsaldo van de bankafschriften moeten eerst kloppen voordat u verder per afschrift kunt gaan controleren.

Controle op datum in geval van e-bankieren

Als u gebruik maakt van e-bankieren dan zal een controle van het saldo op afschriftnummer niet meer mogelijk zijn, maar zal dit per dag, op datum, plaatsvinden. U bekijkt uw bankgegevens dan nog uitsluitend per dag, de knop afschriften gebruikt u dan niet meer. Als u GEEN mt940 formaat gebruikt bij het importeren van uw bankgegevens voor het e-bankieren, dan zult u zelf met de hand datums en begin- en eindsaldo moeten invoeren om een volledige controle te kunnen doen. Dit komt doordat alleen het MT940 formaat de gegevens datum en eindsaldo meestuurt bij het downloaden.

OK

Als begin- en eindsaldo van een afschrift of datum zijn ingevoerd, kunt u de eindsaldi van uw afschriften of datums vergelijken met de eindsaldi in Kleisteen. Kleisteen geeft zelf aan of er een verschil is (met rode cijfers) of dat alles is ingevoerd. In dat laatste geval verschijnt er een groene OK. Als er verschillen zijn kunt u uw papieren bankafschrift (of een uitdraai van uw bankgegevens) vergelijken om de verschillen op te sporen en deze alsnog te boeken.

Boeken betalingen prive – zakelijk

Er zijn vier soorten geldstromen tussen eigenaren en het bedrijf:

  1. Leningen aan het bedrijf Hoofdmenu —> Bank —> Banktransactie (tegenrekening is “lening”)
  2. Periodiek overmaken van salaris (éénmanszaak/vof) Hoofdmenu —> Bank —> Transacties (tegenrekening is “R/C (Rekening Courant) eigenaren”)
  3. Kosten die eerst privé zijn voorgeschoten Hoofdmenu —> Inkopen/Kosten (tegenrekening is “declaraties”). “Declaraties” komt terug bij “Open Posten” en kan daar afgeboekt worden wanneer er wordt uitbetaald.
  4. Privéopnames Hoofdmenu –> Bank –> Transacties (tegenrekening is “R/C (Rekening Courant) eigenaren”)

Boeken debiteuren of crediteuren

Via het scherm Hoofdmenu —> Open Posten, kunt u overzichtelijk terugvinden welke boekingen nog niet weg geboekt zijn. De openstaande betalingen zoals inkoop, BTW-afdracht, terug te betalen leningen etc… kunt u via dit scherm zien en afboeken. Vul hier in ieder geval de datum in en eventueel een afschriftnummer. Tevens alle te ontvangen bedragen staan hier vermeld.

U kunt hier ook zeer simpel deelbetalingen doen. Overschrijf dan het veld “bedrag open” met het betaalde of ontvangen bedrag.

Indien een mutatie heeft plaatsgevonden, kunt u deze opzoeken via Open Posten en verwerken in de administratie. Zo houdt u een gedetailleerd overzicht van de financiële stand van zaken.