Het begin

Het beginscherm van Kleisteen: Management Dashboard. Hier heeft u in 1 oogopslag het overzicht van de financiële status van uw bedrijf en is het startpunt voor iedere handeling welke u kunt uitvoeren voor de administratie.

Verklaring:

VERKOPEN – HANDMATIG : Eigen facturen en omzetten winkel/horeca.

FACTURERING : Facturering: het maken van een verkoopfactuur.

ABONNEMENTEN : Abonnementen: het maken van periodieke facturen (PRO).

VERKOOPORDERS : Aanmaken verkooporders a.d.h.v. productenlijst (PRO).

INKOPEN/KOSTEN : Het inboeken van alle bedrijfskosten, niet zijnde vaste activa en voorraad.

INVESTERINGEN : Inboeken van bedrijfsmiddelen zoals auto’s en computers (vaste activa). VOORRAAD : Inboeken van goederen ten behoeve van de verkoop (PRO).

INKOOPORDERS : Inboeken van ingekochte goederen

OPEN POSTEN : Overzicht van “nog te betalen” en “nog te ontvangen” posten.

E-BANKIEREN : Verwerking betalingen en inkomsten via elektronisch bankieren

BANKEN : Overzicht van meerdere bankrekeningen en afschriften.

KAS : Overzicht van meerdere bedrijfskassen.

RELATIES : Bijhouden van alle relaties.

PROJECTEN : Overzicht van alle projecten (PLUS en PRO).

UREN : Invoeren uren(PLUS en PRO).

PRODUCTEN : Overzicht en prijslijst van artikelen / diensten (PLUS en PRO).

BOEKHOUDING: Direct overzicht en rapportages

– BTW-aangifte: overzicht van de BTW, per periode.

– Memoriaal: het maken van memoriaalboekingen

– Budgetteren: maken van prognoses per maand (PRO).

– Grootboek: memoriaal, winst- en verliesrekening, balans, kolommenbalans, beginbalans, grootboekbeheer

RAPPORTAGES : opvragen diverse overzichten lopende en voorgaande boekjaren.

PROGRAMMA: voor alles wat niet direct met de boekhouding te maken heeft.

– Instellingen: eigen instellingen en voorkeuren kunt u hier opgeven. Tevens aanmaken/plaatsen eigen teksten/logo voor correspondentie, eigen omzetcategorieën definiëren etc…

– Bedrijfsgegevens: gemakkelijk uw bedrijfsgegevens aanpassen.

– Gebruikers: beheer van gebruikers van de administratie

– Facturen Kleisteen: alle facturen op een rij

– Kenniscentrum / wiki: Antwoorden op veel gestelde vragen.

ZOEKFUNCTIE: Hier kunt u zoeken op: Relaties, Transacties, Facturen, Projecten en/of Producten.

STAAFDIAGRAM: Op basis van de door u ingevoerde kosten en opbrengsten, wordt het resultaat in een grafiek weergegeven. Er zijn verschillende grafieken te selecteren.

WINST & VERLIES: De door u ingevoerde kosten en verkopen worden hier in de winst & verliesrekening weergegeven.

KORTE TERMIJN KASSTROMEN: Uitgaven en inkomsten op korte termijn worden hier weergegeven, op basis van de door de gebruiker ingevoerde gegevens.

BRUTOWINSTMARGE-GRAFIEK: Overzicht van het brutoresultaat (winst voor belasting). Doel is om dit minimaal boven de 10% te houden.

KASRATIO: De liquide middelen (kas en bank) gedeeld door de schulden op korte termijn. Dit dient hoger of gelijk te zijn aan 1 voor een goede financiële gezondheid.

AKTIELIJST: Hier kunt u items invullen welke gedaan moeten worden. Dit kan een geheugensteun voor uzelf of voor bijvoorbeeld de accountant zijn.

NOTITIE: Hier kunt u reminders voor uzelf neerzetten tijdens het werken.

 

Algemene zaken om op te letten bij gebruik van Kleisteen:

1. Rechtsboven in ieder scherm, staat de knop “help”. Deze kunt u te allen tijde raadplegen voor meer informatie over het betreffende scherm.

2. Voordat u een scherm verlaat, dient u om veranderingen op te slaan te klikken op “bewaar veranderingen” linksonder in het scherm.

3. Een boeking verwijderen uit het systeem is doorgaans niet mogelijk. U kunt dan het beste het bedrag op € 0,- zetten (aanvinken keuzevakje naast bewaarknop)

Gebruikersgemak

KLEISTEEN is een van de meest geavanceerde en innovatieve boekhoudpakketten op de Nederlandse markt. Door de vernieuwende aanpak, heeft de gebruiker zelf nauwelijks technische of boekhoudkundige kennis nodig.

Voortaan kunt u zelf gemakkelijk en snel uw BTW-aangifte doen, uw inkomsten en uitgaven beheren, facturen maken, uw relatiegegevens bijhouden en nog veel meer. Kortom, alles wat u nodig heeft om overzicht op uw onderneming te houden.

Deze quickguide is bedoeld voor een algemene introductie in het KLEISTEEN-programma. Indien u vragen heeft die hier niet beschreven zijn hier, stuur dan een e-mail naar support@kleisteen.nl. Tevens is het mogelijk om via een telefonisch consult (gratis) uw administratie op de gewenste manier in te richten.

Een uitgebreide handleiding kunt u downloaden op www.kleisteen.nl.

Inrichten

Zaken om vóór gebruik in te stellen voor een betere afstemming van uw eigen situatie: advies is om onderstaande volgorde aan te houden.

Hoofdmenu à Programma à Instellingen à Bedrijfsgegevens Instellen van uw eigen bedrijfsgegevens, BTW-nummer, KVK-nummer

Hoofdmenu à Programma à Instellingen à Standaardteksten Indien u een brief wilt sturen, een factuur wilt afdrukken en/of een aanmaning wilt sturen, kunt u hier de standaardteksten opgeven. Klik hiervoor op “details” en verander de tekst zoals u wilt. Dit is puur het tekstuele gedeelte; de lay-out komt op een later tijdstip.

U kunt gebruik maken van tekstregels die dynamisch uit het systeem gehaald worden, zoals factuurnummers, betaaltermijnen, factuurdatum en die veranderen per individuele brief. Indien u deze wilt gebruiken, kunt u onderstaande woorden opnemen in uw tekst:

uw eigen gegevens:

<<voornaam_gebruiker>>

<<achternaam_gebruiker>>

<<telefoonnummer>>

<<bankrekening>>

<<datum>>

factuurgegevens:

<<factuurnummer>>

<<factuurdatum>>

<<betalingstermijn>>

<<vervaldatum>>

gegevens betreffende uw relatie:

<<aanhef>>

<<voornaam>>

<<achternaam>>

<<naam_klant>>

<<klantnummer>>

<<telefoonnummer_relatie>>

<<woonplaats_relatie>>

<<naam rekeninghouder_relatie>>

<<bankrekening_relatie>>

op brieven kunnen ook projectgegevens komen te staan:

<<project_code>>

<<project_naam>>

<<project_omschrijving>>

<<project_prijs>>

<<project_uur_tarief>>

<<project_begin_datum>>

<<project_eind_datum>>

 

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Layouts

De lay-out van een brief en/of factuur kunt u hier bepalen. Allereerst kunt u een eigen logo uploaden, die u in de lay-out kunt verwerken. In het detailscherm van de layout kunt u zelf zaken instellen zoals lettertype, en de adres- of factuurgegevens verschuiven ten opzichte van de standaard Kleisteen lay-out.

Wilt u de gemaakte wijzigingen bekijken, dan moeten deze eerst bewaard worden voordat ze in ‘toon concept’ bovenin het scherm bekeken kunnen worden.

U kunt van diverse velden en lijnen het aantal mm opgeven dat het veld horizontaal of verticaal verschoven moet worden. Factuurgegevens, factuurregels, totalen en standaardtekst kunnen verticaal worden verplaatst. Bij verticaal verschuiven geldt: tekst of lijn wordt naar boven verplaatst, indien u een minteken (-) voor het getal plaatst wordt de tekst naar beneden verschoven. Horizontaal geldt: tekst wordt naar rechts verschoven, indien u een minteken (-) voor het getal plaatst wordt de tekst naar links verschoven.

tekst1 is koptekst, zichtbaar boven een eventuele lijn. tekst2 is koptekst, zichtbaar onder een eventuele lijn. tekst3 is voettekst. Voor al deze teksten kunt u vervolgens kiezen of deze links, midden of rechts geplaatst moeten worden.

Door middel van het instellen van de linker-en rechterkantlijn kan de lengte van de lijn boven- en onderaan de factuur worden bepaald. Een negatief getal invullen bij ‘rechterkantlijn’ houdt in dat de lijn naar links ingekort wordt.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Verkopen

Indien u een specifieke omzetcategorie wilt aanmaken, kunt u deze hier invoeren. Zodra u een factuur maakt, kunt u de gemaakte omzetcategorie daar aangeven. U kunt nu goed meten op welke categorie u de omzet binnenhaalt. Een vinkje voor de omzetcategorie geeft aan dat deze actief is en getoond wordt.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Inkopen

Categorieën voor het voorraadbeheer kunt u hier uitbreiden / aanpassen naar wens.

Hoofdmenu à Programma à Instellingen à Kosten

Indien u af wilt wijken van de standaard kostencategorieën, kunt u hier nieuwe categorieën toevoegen. Heeft u specifieke kosten die u bij wilt houden, dan kunt u deze tijdens in het inboeken van kosten, onderbrengen in deze categorieën.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Kas

Maak hier de verschillende kassen aan, en met een vinkje actief te zetten.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Banken

Geef hier aan welke bankrekening(en) gehanteerd worden voor de onderneming.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Credit-cards

Heeft u een credit-card, dan kunt u deze hier invoeren in het systeem.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Relatiegroepen

Wilt u een eigen verdeling maken voor u relaties in relatiebeheer, dan kunt u deze hier aanpassen.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Afdelingen

Hier kunt u verschillende afdelingen aanmaken en zichtbaar maken.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Projectstatus

Indien u met projecten wilt gaan werken, kunt u hier verschillende projectstadia aangeven.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Activiteiten

Indien u diensten tegen een bepaald urentarief aanbiedt, kunt u deze hier instellen.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Relatievelden

Wilt u bepaalde extra informatie toevoegen bij uw relaties, dan kunt u dat hier instellen.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Productgroepen

Indien u producten (en/of diensten) verkoopt, kunt u hier een hoofdverdeling aangeven van uw assortiment / dienstverlening.

Hoofdmenu à Programma à Instellingen à Beginsaldi

Invoeren van beginsaldi kas en bank.

Hoofdmenu à Programma àInstellingen à Systeemvoorkeuren

Hier kunt u algemene instellingen voor de verschillende onderdelen aangeven. Loop voor u begint alle items langs, zodat u zeker weet dat het systeem helemaal naar eigen voorkeur is ingericht.

Nu zou de administratie helemaal gereed voor gebruik moeten zijn. U kunt bovenstaande instellingen te allen tijde aanpassen. U kunt nu uw administratie voeren met uw eigen persoonlijke voorkeuren.