Invoeren verkoop

Hier kunt u alle verkoopbonnen, zoals kassabonnen of zelfgemaakte (geschreven of in WORD/Excel) verkoopfacturen inboeken. Een nieuwe verkoopfactuur voert u in via Facturering.

De verkoop zorgt dat er op de winst & verliesrekening een omzettoename zichtbaar wordt.

Bij de “tegenrekening” geeft u de wijze van betaling aan, zoals kas of bank. Indien deze nog niet bekend is, kunt u het beste kiezen voor “te ontvangen bedragen” of “debiteuren”. U ziet dan in Hoofdmenu –> Open Posten –> Debiteuren, het saldo terug.

Invoeren bedrijfskosten

U kunt via Hoofdmenu —> Inkopen/Kosten, alle door u ontvangen facturen en (kassa)bonnetjes als bedrijfskosten invoeren. Dit zijn kosten welke niet aan te merken zijn als investering (zoals aanschaf computer, vervoersmiddelen etc… en de kosten voor het inkopen van voorraad). Kosten die wel ingevoerd kunnen worden, zijn bijvoorbeeld telefoonkosten, kantoorartikelen, drukwerk etc…

U geeft de factuurdatum aan (verplicht voor de BTW-berekening), de naam van de crediteur (eventueel eerst aanmaken in Relatiebeheer) en het (unieke) factuurnummer wat voor u herkenbaar is. In het onderste invulgedeelte geeft u een korte omschrijving en de kostencategorie aan. Als laatste vult u het bedrag in en kunt u kiezen tussen inclusief of exclusief BTW en het BTW-tarief (21%, 6%, 0% of geen). Indien u te maken heeft met (meerdere) verschillende BTW-tarieven, kunt u deze op aparte regels invoeren.
Indien u een bedrag terugkrijgt (credit-nota), dient u voor het bedrag een minteken te plaatsen. Klik onderaan in het scherm op Bewaar, en de bedrijfskosten zijn ingeboekt in Kleisteen. U kunt desgewenst zelf kostencategorieën deactiveren of toevoegen in Hoofdmenu —> Programma —> Instellingen –> Kosten.
Alle ingevoerde kosten worden door Kleisteen bijgehouden in onder andere de Winst & Verliesrekening en BTW-overzichten. U kunt per periode bekijken aan welke categorieën u veel kosten gehad heeft en desgewenst met deze inzichten uw bedrijfsvoering bijsturen en/of aanpassen via de knop “overzichten” in het kosten-scherm.

Invoeren inkoop van goederen

Goederen van leveranciers die bestemd zijn voor de verkoop en tot de voorraad gaan behoren kunt u administreren via Hoofdmenu —> Voorraad. U kunt ervoor kiezen om ingekochte goederen in de categorie voorraad te boeken (nog niet verkocht) of in categorie Kostprijs Verkopen (verkocht).

Klik als laatste op “bewaar” en de transactie is voltooid. In dit voorbeeld is zichtbaar dat er 60 cd’s aan de voorraad toegevoegd zijn.

De transportkosten direct als kosten ingeboekt.

Invoeren investeringen

Goederen met een waarde van doorgaans meer dan € 500,- (is een richtlijn), zijn geen kosten, maar investeringen. Deze investering is het bedrag dat in termijnen afgeschreven wordt, waarbij u deze termijnen ten laste van de winst mag brengen. Via Hoofdmenu —>Investeringen –> Nieuw, kunt u gemakkelijk een nieuwe investering inboeken.

In bovenstaand voorbeeld is er een nieuwe laptop aangeschaft ter waarde van € 2.000,- welke een restwaarde heeft van € 500,-. De computer kost het bedrijf aan het einde van de (economische) levensduur dus € 1.500,-, welke in 36 maanden afgeschreven gaat worden. Er wordt automatisch een bedrag van € 41,67 per maand (te weten € 1.500,- gedeeld door 36 maanden) afgeschreven op de waarde van de computer.

Indien u de investering eerder verkoopt, dan heet dat desinvesteren. Indien u in het overzicht van de investeringen klikt op “desinvesteren”, kunt u de verkoopfactuur hieraan koppelen. Zodra u klikt op de knop “boek desinvestering”, worden automatisch de boekingen gemaakt.

Maken van een nieuwe verkoopfactuur

Indien u een verkoopfactuur wilt maken, dan dient u ervoor te zorgen dat de klant in het relatiebeheer is toegevoegd. Indien dit het geval is, dan gaat u naar Hoofdmenu —>Facturering —> “Relatie zoeken” —> Nieuwe factuur.

De adresgegevens worden automatisch uit het relatiebeheer gehaald. U kunt zelf aangeven wat de factuurdatum is, de betaaltermijn, uw eigen referentie, een omschrijving van het geleverde, de omzetcategorie en het bedrag inclusief of exclusief BTW. Daarna klikt u op de knop “maak factuur”.

U krijgt dan het volgende scherm te zien:

Hier kunt voor de laatste keer controleren of alles goed ingevuld is, eventueel nieuwe factuurregels toevoegen, de BTW wordt automatisch berekend en verwerkt, en de factuurtekst aanpassen (deze kunt u tevens via Hoofdmenu –> Programma —> Instellingen —> Standaardteksten blijvend aanpassen).

Zodra de factuur akkoord is, selecteert u linksonder in het scherm “definitief” en vervolgens “print” of “mail”. Er zal in een nieuw scherm een PDF-document geopend worden met de factuur welke u kunt printen. U kunt de lay-out aanpassen en uw logo toevoegen via Hoofdmenu –> Programma —> Instellingen —> Layouts.